Ablauf Zertifizierung Initiative Babyfreundlich

  • Anfrage zur Zertifizierung
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    Zeitliche Empfehlung:Etwa 6 bis 7 Monate vor geplantem Audittermin

    Für die Einleitung eines Zertifizierungsverfahrens benötigt ClarCert von der an der Zertifizierung interessierten Geburts- oder Kinderklinik bestimmte Angaben. Diese Angaben werden von der Klinik mittels eines Anfrageformulars übermittelt. ClarCert erstellt auf Basis dieser Daten eine Aufwandsabschätzung, die an die anfragende Klinik übergeben wird. Des Weiteren enthält das Anfrageformular die Voraussetzungen für die Beantragung der Zertifizierung zur Anerkennung als „babyfreundlich“.

  • Antragsstellung
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    Zeitliche Empfehlung:

    Ausschlussfrist:

    6 Monate vor geplantem Audittermin

    4 Monate vor geplantem Audittermin

    Mit der schriftlichen Antragstellung von Seiten des Krankenhauses wird die Zertifizierung formell bei ClarCert eingeleitet. Es werden zwei Terminvorschläge/Wunschzeiträume durch das Krankenhaus angegeben. Im Anschluss werden die Gutachterinnen benannt.

  • Einreichung Anforderungskatalog und Unterlagen
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    Zeitliche Empfehlung:

    Ausschlussfrist:

    4 Monate vor geplantem Audittermin

    3 Monate vor geplantem Audittermin

    Sofern ein Voraudit beantragt wird, sind der Anforderungskatalog und die Unterlagen spätestens 2 Monate vor dem geplanten Voraudit einzureichen. 

    Die Fachlichen Anforderungen an Babyfreundliche Kliniken sind in dem Anforderungskatalog festgelegt. In diesem Anforderungskatalog beschreiben die in der Vorbereitung zur Zertifizierung befindlichen Babyfreundlichen Krankenhäuser auf welche Art und in welchem Maße sie die Fachlichen Anforderungen erfüllen. Der von der Klinik bearbeitete Anforderungskatalog sowie die einzureichenden Unterlagen werden bei ClarCert eingereicht und von der Leitenden Gutachterin hinsichtlich Erfüllung der Fachlichen Anforderungen bewertet. In der von der Gutachterin schriftlich erstellten Bewertung wird eine Empfehlung hinsichtlich Einleitung des Zertifizierungsverfahrens ausgesprochen. Die Bewertung kann mit Auflagen für die Einleitung des Zertifizierungsverfahrens verbunden sein. Die Einrichtung kann diese Bewertung nutzen, um sich nochmals gezielt auf die Klärung oder Behebung beschriebener Schwachstellen bei der Vorbereitung des Zertifizierungsaudits konzentrieren. Kliniken, bei denen eine erfolgreiche Zertifizierung stark gefährdet ist, werden somit auch vor einer Zertifizierung mit negativem Ergebnis frühzeitig geschützt.

    Einzureichende Unterlagen

    • Anforderungskatalog (Bitte achten Sie darauf, dass Sie den aktuell gültigen Anforderungskatalog verwenden)
    • Stillstatistik bzw. B.E.St.®-Statistik
    • B.E.St®-Richtlinien oder mitgeltende Standards und Checklisten
    • Schriftliches Einarbeitungskonzept und Nachweise
    • Schriftliches Schulungskonzept
    • Tabellarische Übersicht der Schulungen und Fortbildungen
    • Stillgruppen
    • Zusammenfassung der  B.E.St®-Richtlinien für die Öffentlichkeit
    • Nachweise Stillfördermaßnahmen
    • Infomaterial für Eltern
    • Infomaterial für Schwangere
  • Voraudit (optional)
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    Ein Voraudit ist insbesondere dann empfehlenswert, wenn die Babyfreundliche Einrichtung der für die Zertifizierung ohne erfahrene Unterstützung (z.B. externe Beratung) aufgebaut wird. Das eintägige Voraudit dient vor allem als letzter „Check-Up“ vor dem Zertifizierungs- oder Wiederholaudit und ist bei ClarCert mit der Antragstellung zu vereinbaren. Es liegt im Ermessen der Einrichtung, das optionale Voraudit in Auftrag zu geben. Vorab müssen bereits der bearbeitete Anforderungskatalog sowie die Unterlagen zur Prüfung vorliegen. Die Anforderungen müssen soweit bereits umgesetzt sein, es erfolgt keine Beratung. In einem Voraudit werden Unklarheiten und kritische Punkte, die den Erfolg des Audits gefährden können, mit einer Gutachterin vor Ort besprochen. Die Auditfeststellungen aus dem Voraudit werden in einem Bericht dokumentiert und der Klinik mitgeteilt, einschließlich der Hinweise zu identifizierten Schwachstellen, die während des Zertifizierungsaudits als Nichtkonformität eingestuft werden könnten. Die zeitliche Empfehlung beträgt 2 Monate vor dem Zertifizierungsaudit. 

    Beratungsleistungen können über die WHO/UNICEF-Initiative vereinbart werden.

  • Zertifizierung vor Ort
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    Der Ablauf der Zertifizierung wird über einen Auditplan festgelegt, der von der Leitenden Gutachterin in Abstimmung mit der Klinik erstellt wird. Die Gutachterinnen begehen in dem Audit die erforderlichen Bereiche des Krankenhauses. Die Erfüllung der Zertifizierungsanforderungen wird über Einsichtnahme von diversen Unterlagen und Gesprächen mit den Mitarbeitern sowie den Müttern und Schwangeren von den Gutachterinnen überprüft. Das Audit vor Ort endet mit dem Abschlussgespräch, bei dem die Gutachterinnen das Ergebnis des Audits bekannt geben und eine Empfehlung hinsichtlich der Zertifikatserteilung aussprechen.

  • Bewertung Behebung Abweichung
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    Werden in dem Audit Abweichungen gegenüber den Anforderungen der WHO-/ UNICEF-Initiative von Seiten der Gutachterinnen festgestellt, dann sind diese innerhalb einer Frist (max. 3 Monate) durch das Krankenhaus zu beheben. Die Behebung der Abweichung wird von der Leitenden Gutachterin bewertet. Dies kann in Form einer Unterlagenbewertung oder über ein Nachaudit vor Ort erfolgen. Die Art der Nachweiserbringung wird durch die Gutachterinnen bestimmt.

  • Bewertung durch den Ausschuss
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    Die Gutachterinnen sind lediglich befugt, eine Empfehlung über die Zertifikatserteilung auszusprechen. Die schlussendliche Zertifikatserteilung erfolgt durch den Ausschuss Zertifikatserteilung, der in der Regel der Empfehlung der Gutachterinnen folgt. Durch den Ausschuss Zertifikatserteilung können zusätzliche Auflagen definiert werden, die Voraussetzung für die Erteilung des Zertifikates sein können.

  • Zertifikatserteilung
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    Anhand der durch das Auditteam erstellten Auditdokumentation überprüft der „Ausschuss Zertifikatserteilung“, ob die Voraussetzungen für eine Zertifikatserteilung gegeben sind und erteilt bei positivem Ergebnis das Zertifikat. Durch den Ausschuss Zertifikatserteilung können Auflagen für die Zertifikatserteilung ausgesprochen werden. Voraussetzungen für die Zertifikatserteilung sind zum einen, die Behebung sämtlicher im Audit festgestellter Abweichungen und zum anderen die Erfüllung sämtlicher durch den Ausschuss Zertifikatserteilung ausgesprochener Auflagen. Nach positiver Rückmeldung durch den Ausschuss Zertifikatserteilung kann das Zertifikat erteilt und ausgestellt werden. Die WHO/UNICEF-Initiative „Babyfreundlich" stimmt mit der Babyfreundlichen Einrichtung die Gestaltung der Auszeichnungsplakette ab und vereinbart die Art der Übergabe.

  • Wiederholaudit alle 3 Jahre
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    Zeitliche Empfehlung:

    Ausschlussfrist:

    4 Monate vor geplantem Audittermin

    3 Monate vor geplantem Audittermin

    Das Wiederholaudit findet alle 3 Jahre zur Re-Zertifizierung statt. Die Gültigkeitsdauer der Zertifikate beträgt 3 Jahre. Vor Ablauf der Gültigkeitsdauer wird die zertifizierte Klinik einer Überprüfung unterzogen, die hinsichtlich Umfang und Vorgehensweise einer Erstzertifizierung ähnelt.

    Sofern ein Voraudit beantragt wird, sind der Anforderungskatalog und die Unterlagen spätestens 2 Monate vor dem geplanten Voraudit einzureichen. 

    Einzureichende Unterlagen

    • Anforderungskatalog (Bitte achten Sie darauf, dass Sie den aktuell gültigen Anforderungskatalog verwenden)
    • Stillstatistik bzw. B.E.St.®-Statistik
    • B.E.St®-Richtlinien oder mitgeltende Standards und Checklisten
    • Schriftliches Einarbeitungskonzept und Nachweise
    • Schriftliches Schulungskonzept
    • Tabellarische Übersicht der Schulungen und Fortbildungen
    • Stillgruppen
    • Zusammenfassung der  B.E.St®-Richtlinien für die Öffentlichkeit
    • Infomaterial für Eltern
    • Infomaterial für Schwangere
  • Wiederholaudit alle 5 Jahre + jährliche Unterlagenprüfung
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    Kliniken, die das System „Babyfreundlich“ etabliert und das Audit ohne Abweichung absolviert haben, sowie eine Empfehlung der Leitenden Gutachterin erhalten haben, haben nach dem 2. Re-Zertifizierungsaudit die Wahl zwischen einer organisatorisch weniger aufwändigen und dafür jährlichen Unterlagenprüfung mit Wiederholaudit vor Ort alle 5 Jahre und dem bisherigen Re-Zertifizierungsverfahren mit Wiederholaudit vor Ort alle 3 Jahre

     

    Kombiniertes Verfahren: Audit & Unterlagenprüfung

    Diese Art des Re-Zertifizierungsverfahrens bietet der Klinik die Möglichkeit den Rhythmus der Re-Zertifizierungsaudits und der Gültigkeit des Zertifikats zu verlängern. Die Gültigkeitsdauer eines Zertifikates bei Wahl der jährlichen Unterlagenprüfung beträgt dann 5 Jahre (statt wie bisher 3 Jahre).

    Nach dem zweiten Re-Zertifizierungsaudit ist seitens der Klinik der Rhythmus der darauffolgenden Re-Zertifizierungen über den Antrag Zertifizierungsrhythmus zu entscheiden. Den hierfür notwendigen Antrag erhalten Sie zusammen mit dem Auditbericht des zweiten Wiederholaudits. Anschließend erhalten Sie von ClarCert ein aktuelles unverbindliches Angebot, welches Ihnen freistellt, es anzunehmen und durch Unterzeichnung zu beauftragen.

    Die Erfüllung der Fachlichen Anforderungen und die Weiterentwicklung der Klinik werden nach Eingang des Antrags jährlich geprüft. Hierbei werden die Fortbildungsübersicht und die Stillstatistik/B.E.St.®-Statistik (Schwerpunkt der Unterlagenprüfung) per Mail an ClarCert eingereicht. Die Prüfung der Unterlagen erfolgt dann durch den Ausschuss Zertifikatserteilung.

    Für Kliniken, die die Anforderungen an die Statistik und Fortbildungen nicht erfüllen, muss ein Maßnahmenplan erarbeitet werden, der ebenfalls ClarCert zur Beurteilung durch den Ausschuss Zertifikatserteilung zugesandt wird. Sofern der Maßnahmenplan anerkannt werden kann, läuft das Verfahren wie geplant weiter. Im Falle einer Nichtanerkennung ist über die weitere Vorgehensweise seitens des Ausschusses Zertifikatserteilung zu entscheiden, welcher ein kostenpflichtiges außerplanmäßiges Audit vor Ort anordnen kann.  

    Nach vier Jahren der Unterlagenprüfung erfolgt automatisch ein Wiederholaudit vor Ort.

    Optional kann wie bisher vor jedem Audit vor Ort ein Voraudit beantragt werden. 

     


Weitere Ausführungsregelungen für die Zertifizierung sowie allgemeine Bestimmungen für die Durchführung von Zertifizierungsverfahren sind im Dokument „Bestimmungen Zertifizierung“ festgelegt.

Bestimmungen Zertifizierung


 

Informationen / Unterlagen

Für die Vorbereitung des Zertifizierungsaudits oder Wiederholaudits können optionale Beratungsleistungen der WHO/UNICEF-Initiative „Babyfreundlich" in Anspruch genommen werden. Diese Beratungsleistungen haben sich sehr bewährt. Sie sind jedoch nicht Bestandteil der Erstzertifizierung oder des Wiederholaudits.

Ausführliche Informationen dazu auf der Seite: www.babyfreundlich.org.

Direkte Kontaktmöglichkeit bei Interesse: WHO/UNICEF-Initiative „Babyfreundlich", Zum Aquarium 6a, 46047 Oberhausen, E-Mail: info@babyfreundlich.org