Ablauf Zertifizierung Initiative Babyfreundlich

  • Anfrage zur Zertifizierung
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    Zeitliche Empfehlung:Etwa 6 bis 7 Monate vor geplantem Audittermin

    Für die Einleitung eines Zertifizierungsverfahrens benötigt ClarCert von der interessierten Einrichtung ausgewählte, zertifizierungsrelevante Angaben. Des Weiteren enthält das Anfrageformular die Voraussetzungen für die Beantragung der Zertifizierung zur Anerkennung als „Babyfreundlich“. Die Klinik übermittelt ClarCert das ausgefüllte Anfrageformular. ClarCert erstellt auf Basis dieser Angaben eine Aufwandsabschätzung und sendet diesen mit dem Antrag zur Einleitung der Zertifizierung dem Klinikum zu. 

  • Antragsstellung
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    Zeitliche Empfehlung:

    Ausschlussfrist:

    6 Monate vor geplantem Audittermin

    4 Monate vor geplantem Audittermin

    Mit der Zusendung des ausgefüllten Antrages erklärt sich die Einrichtung mit der Aufwandsabschätzung sowie mit den Bedingungen zur Zertifizierung einverstanden. Mit der Angabe von zwei Terminvorschläge vonseiten der Klinik kann das Auditteam ermittelt und beauftragt werden. 

  • Einreichung Anforderungskatalog und Unterlagen
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    Zeitliche Empfehlung:

    Ausschlussfrist:

    4 Monate vor geplantem Audittermin

    3 Monate vor geplantem Audittermin

    Sofern ein Voraudit beantragt wird, sind der Anforderungskatalog und die Unterlagen spätestens 2 Monate vor dem geplanten Voraudit einzureichen. 

    Die Fachlichen Anforderungen an Babyfreundliche Kliniken sind in dem jeweiligen Anforderungskatalog festgelegt. Im Anforderungskatalog beschreibt die Einrichtung zur Vorbereitung auf die Zertifizierung wie sie die Fachlichen Anforderungen umsetzen. Der von der Klinik ausgefüllte Anforderungskatalog, die Statistik und weitere Unterlagen werden bei ClarCert eingereicht und von der Leitenden Gutachterin hinsichtlich der Fachlichen Anforderungen bewertet. In der von der Gutachterin schriftlich erstellten Bewertung wird eine Empfehlung hinsichtlich Einleitung des Zertifizierungsverfahrens ausgesprochen. Die Bewertung kann mit Auflagen für die Einleitung des Zertifizierungsverfahrens verbunden sein. Die Einrichtung kann diese Bewertung nutzen, um beschriebene Schwachstellen bis zum Zertifizierungsaudit zu beheben. Kliniken, bei denen eine erfolgreiche Zertifizierung stark gefährdet ist, werden somit auch vor einer Zertifizierung mit negativem Ergebnis frühzeitig geschützt.

    Einzureichende Unterlagen

    • Anforderungskatalog (Bitte achten Sie darauf, dass Sie den aktuell gültigen Anforderungskatalog verwenden)
    • Stillstatistik bzw. B.E.St.®-Statistik
    • B.E.St®-Richtlinien oder mitgeltende Standards und Checklisten
    • Schriftliches Einarbeitungskonzept und Nachweise
    • Schriftliches Schulungskonzept
    • Tabellarische Übersicht der Schulungen und Fortbildungen - eine Vorlage stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung
    • Stillgruppen
    • Zusammenfassung der  B.E.St®-Richtlinien für die Öffentlichkeit
    • Nachweise Stillfördermaßnahmen
    • Infomaterial für Eltern
    • Infomaterial für Schwangere
  • Voraudit (optional)
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    Ein Voraudit ist insbesondere dann empfehlenswert, wenn die Babyfreundliche Einrichtung ohne erfahrene Unterstützung (z.B. externe Beratung) aufgebaut wird. Das eintägige Voraudit dient vor allem als letzter „Check-Up“ vor dem Zertifizierungs- oder Wiederholaudit und ist bei ClarCert mit der Antragstellung zu vereinbaren. Es liegt im Ermessen der Einrichtung, das optionale Voraudit in Auftrag zu geben. 

    Der von der Klinik ausgefüllte Anforderungskatalog, die Statistik und weitere Unterlagen werden bei ClarCert eingereicht. Die Anforderungen müssen soweit bereits umgesetzt sein, eine Beratung ist ausgeschlossen. In einem Voraudit werden Unklarheiten und kritische Punkte, die den Erfolg des Audits gefährden können, mit einer Gutachterin vor Ort besprochen. Die Auditfeststellungen aus dem Voraudit werden in einem Bericht dokumentiert und der Klinik mitgeteilt, einschließlich der Hinweise zu identifizierten Schwachstellen, die während des Zertifizierungsaudits als Nichtkonformität eingestuft werden könnten. Die zeitliche Empfehlung beträgt 2 Monate vor dem Zertifizierungsaudit. 

    Beratungsleistungen erhalten Sie von der WHO/UNICEF-Initiative.

  • Zertifizierung vor Ort
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    Der Ablauf der Zertifizierung wird über einen Auditplan festgelegt, der von der Leitenden Gutachterin in Abstimmung mit der Klinik erstellt wird. Die Gutachterinnen begehen in dem Audit die erforderlichen Bereiche des Krankenhauses. Während der Audtdurchführung werden Unterlagen gesichtet und es erfolgen Gespräche mit den MitarbeiterInnen sowie Interviews mit Schwangeren und Eltern. Die Umsetzung und Erfüllung der Zertifizierungsanforderungen wird auf diesem Weg vor Ort geprüft. Das Audit vor Ort endet mit dem Abschlussgespräch. Das Auditergebnis wird von den Gutachterinnen sowie eine Empfehlung hinischtlich der Zertifiaktserteliung wird bekannt gegeben.
     

  • Bewertung Behebung Abweichung
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    Werden in dem Audit Abweichungen gegenüber den Anforderungen der WHO-/ UNICEF-Initiative von Seiten der Gutachterinnen festgestellt, dann sind diese innerhalb einer Frist (max. 3 Monate) durch das Krankenhaus zu beheben. Die ergriffenen Maßnahmen zur Behebung der Abweichung wird von der Leitenden Gutachterin bewertet. Dies kann in Form einer Unterlagenbewertung oder über ein Nachaudit vor Ort erfolgen. Die Art der Nachweiserbringung wird durch die Gutachterinnen bestimmt.

  • Bewertung durch den Ausschuss
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    Die für die Durchführung des Zertifizierungsverfahrens beauftragten Gutachterinnen sprechen zum Abschluss der Erstzertifizierung eine Empfehlung zur Zertifikatserteilung aus und dokumentieren diese im Auditbericht. Anhand der durch die Gutachterinnen erstellten Auditdokumentation überprüft der „Zertifikatserteilungsausschuss“, ob die Voraussetzungen für eine Zertifikatserteilung gegeben sind und erteilt bei positivem Ergebnis das Zertifikat. Durch den Zertifikatserteilungsausschuss können Auflagen für die Zertifikatserteilung ausgesprochen werden

  • Zertifikatserteilung
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    Anhand der durch das Auditteam erstellten Auditdokumentation überprüft der „Ausschuss Zertifikatserteilung“, ob die Voraussetzungen für eine Zertifikatserteilung gegeben sind und erteilt bei positivem Ergebnis das Zertifikat. Durch den Ausschuss Zertifikatserteilung können Auflagen für die Zertifikatserteilung ausgesprochen werden. Voraussetzungen für die Zertifikatserteilung sind die Behebung sämtlicher im Audit festgestellter Abweichungen (Bewertung Behebung offener Abweichungen durch die Leitende Gutachterin) und/oder Erfüllung sämtlicher durch den Zertifikatserteilungsausschuss ausgesprochener Auflagen. Nach positiver Rückmeldung durch den Ausschuss Zertifikatserteilung kann das Zertifikat erteilt und ausgestellt werden. 

  • Wiederholaudit
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    Zeitliche Empfehlung:

    Ausschlussfrist:

    4 Monate vor geplantem Audittermin

    3 Monate vor geplantem Audittermin

    Das Wiederholaudit findet alle 3 Jahre zur Re-Zertifizierung statt. Die Gültigkeitsdauer der Zertifikate beträgt 3 Jahre. Vor Ablauf der Gültigkeitsdauer wird die zertifizierte Klinik einer Überprüfung unterzogen, die hinsichtlich Umfang und Vorgehensweise einer Erstzertifizierung ähnelt.

    Sofern ein Voraudit beantragt wird, sind der Anforderungskatalog und die Unterlagen spätestens 2 Monate vor dem geplanten Voraudit einzureichen. 

    Einzureichende Unterlagen

    • Anforderungskatalog (Bitte achten Sie darauf, dass Sie den aktuell gültigen Anforderungskatalog verwenden)
    • Stillstatistik bzw. B.E.St.®-Statistik
    • B.E.St®-Richtlinien oder mitgeltende Standards und Checklisten
    • Schriftliches Einarbeitungskonzept und Nachweise
    • Schriftliches Schulungskonzept
    • Tabellarische Übersicht der Schulungen und Fortbildungen
    • Stillgruppen
    • Zusammenfassung der  B.E.St®-Richtlinien für die Öffentlichkeit
    • Infomaterial für Eltern
    • Infomaterial für Schwangere
  • Kombiniertes Verfahren (optional nach zweiter Re-Zertifizierung)
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    Kliniken, die das System „Babyfreundlich“ etabliert und das Audit ohne Abweichung absolviert haben, haben nach dem 2. Re-Zertifizierungsaudit die Wahl zwischen einer organisatorisch weniger aufwändigen und dafür jährlichen Unterlagenprüfung mit Wiederholaudit vor Ort alle 5 Jahre und dem bisherigen Re-Zertifizierungsverfahren mit Wiederholaudit vor Ort alle 3 Jahre

     

    Kombiniertes Verfahren: Audit & Unterlagenprüfung

    Diese Art des Re-Zertifizierungsverfahrens bietet der Klinik die Möglichkeit den Auditrythmus und die Gültigkeit des Zertifikats zu verlängern. Die Gültigkeitsdauer eines Zertifikates bei Wahl der jährlichen Unterlagenprüfung beträgt dann 5 Jahre (statt wie bisher 3 Jahre).

    Nach dem zweiten Re-Zertifizierungsaudit ist seitens der Klinik der 5-Jahres-Rhythmus bei ClarCert zu beantragen. Den hierfür notwendigen Antrag erhalten Sie zusammen mit einem aktualisierten, unverbindlichen Angebot auf Nachfrage von ClarCert.

    Zur jährlichen Unterlagenprüfung werden die Fortbildungsübersicht und die Stillstatistik/B.E.St.®-Statistik jährlich per Mail bei ClarCert eingereicht. Die Prüfung der Unterlagen erfolgt dann durch den Ausschuss Zertifikatserteilung.

    Kliniken, die die Anforderungen an die Statistik und Fortbildungen nicht erfüllen, müssen einen Maßnahmenplan erarbeiten und ClarCert zur Weiterleitung an den Ausschuss Zertifikatserteilung zusenden. Sofern der Maßnahmenplan anerkannt werden kann, bleibt die jährliche Unterlagenprüfung erhalten. Im Falle einer Nichtanerkennung ist über die weitere Vorgehensweise seitens des Ausschusses Zertifikatserteilung zu entscheiden, welcher ein kostenpflichtiges außerplanmäßiges Audit vor Ort anordnen kann.  

    Nach vier Jahren der Unterlagenprüfung erfolgt ein Wiederholaudit vor Ort.


Weitere Ausführungsregelungen für die Zertifizierung sowie allgemeine Bestimmungen für die Durchführung von Zertifizierungsverfahren sind im Dokument „Bestimmungen Zertifizierung“ festgelegt.

Bestimmungen Zertifizierung

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Informationen / Unterlagen

Für die Vorbereitung des Zertifizierungsaudits oder Wiederholaudits können optionale Beratungsleistungen der WHO/UNICEF-Initiative „Babyfreundlich" in Anspruch genommen werden. Diese Beratungsleistungen haben sich sehr bewährt. Sie sind jedoch nicht Bestandteil der Erstzertifizierung oder des Wiederholaudits.

Ausführliche Informationen dazu auf der Seite: www.babyfreundlich.org.

Direkte Kontaktmöglichkeit bei Interesse: WHO/UNICEF-Initiative „Babyfreundlich", Zum Aquarium 6a, 46047 Oberhausen, E-Mail: info@babyfreundlich.org