Die Aufnahme in den Interessentenkreis der teilnehmenden Kliniken wird in Abstimmung mit der ANOA von ClarCert gesteuert. Für die Einleitung der Zertifizierung muss bei ClarCert eine Anfrage für das Zertifizierungsverfahren gestellt werden. Im Anfrageformular werden bestimmte Vorgaben, die erfüllt sein müssen, vermittelt.

Mit der schriftlichen Antragstellung von Seiten der Einrichtung wird die Zertifizierung formell bei ClarCert eingeleitet. Im Anschluss werden die Fachexperten und Auditoren benannt und die Termine für das Audit abgestimmt. Der Antrag zur Einleitung des Zertifizierungsverfahrens wird explizit nur von ClarCert nach Prüfung des Anfragedokuments weiter gegeben.

Die Fachlichen Anforderungen an die Kliniken sind in dem Erhebungsbogen festgelegt. In diesem Erhebungsbogen beschreiben die in der Vorbereitung zur Zertifizierung befindlichen Einrichtungen auf welche Art und in welchem Maße sie die Fachlichen Anforderungen erfüllen. Der von der Einrichtung bearbeitete Erhebungsbogen sowie der dazugehörige Kennzahlenbogen wird bei ClarCert eingereicht und von dem Auditeam hinsichtlich Erfüllung der Fachlichen Anforderungen bewertet. In der von dem leitenden Fachexperten schriftlich erstellten Bewertung wird eine Empfehlung hinsichtlich der Einleitung des Zertifizierungsverfahrens ausgesprochen. Die Bewertung kann mit Auflagen für die Einleitung des Zertifizierungsverfahrens verbunden sein. Die Klinik sollte diese Bewertung nutzen, um sich nochmals gezielt auf die Klärung oder Behebung beschriebener Schwachstellen bei der Vorbereitung des Zertifizierungsaudits zu konzentrieren. Kliniken, bei denen eine erfolgreiche Zertifizierung fraglich ist, werden somit auch vor einer Zertifizierung mit negativem Ergebnis frühzeitig geschützt. 

Den Erhebungsbogen für Kliniken nach dem ANOA-Konzept finden Sie im Downloadbereich.
 

Das Erstzertifizierungsaudit vor Ort wird durch ein geschultes und durch die ANOA zugelassenes Auditteam durchgeführt, welches aus zwei Fachexperten und einem Systemauditor besteht. Der Ablauf der Zertifizierung wird über einen Auditplan festgelegt, der vom leitenden Fachexperten mit der Einrichtung abgestimmt wird. Im Audit werden die erforderlichen Bereiche der zu zertifizierenden Klinik begangen. Die Erfüllung der Zertifizierungsanforderungen wird über Einsichtnahme von diversen Unterlagen und Gesprächen mit der Leitung und den Mitarbeitern vom Auditteam stichprobenartig überprüft. Das Audit vor Ort endet mit dem Abschlussgespräch, bei dem das Auditteam das Auditergebnis bekannt gibt und eine Empfehlung hinsichtlich der Zertifikatserteilung für den Ausschuss Zertifikatserteilung ausspricht.  

Werden vom Auditteam im Audit Abweichungen gegenüber den Anforderungen des Erhebungsbogens festgestellt, sind diese innerhalb einer festgelegten Frist (max. 3 Monate) durch die Klinik zu beheben. Die Bewertung der Nachweise zur Behebung der Abweichungen führt der Leitende Fachexperte durch. Dies kann in Form einer Unterlagenbewertung oder über ein Nachaudit vor Ort erfolgen. Die Art der Nachweiserbringung wird durch das Auditeam festgelegt.

Das Auditteam ist lediglich befugt, eine Empfehlung über die Zertifikatserteilung auszusprechen. Die schlussendliche Entscheidung über die Zertifikatsvergabe erfolgt durch den Ausschuss Zertifikatserteilung, der in der Regel der Empfehlung des Auditteams folgt.

Anhand der durch das Auditteam erstellten Auditdokumentation überprüft der Ausschuss Zertifikatserteilung, ob die Anforderungen durch die Klinik ausreichend erfüllt sind und erteilt bei positivem Ergebnis das Zertifikat. Durch den Ausschuss Zertifikatserteilung können Auflagen für die Zertifikatserteilung ausgesprochen werden. Voraussetzungen für die Zertifikatserteilung sind zum einen die Behebung sämtlicher im Audit festgestellter Abweichungen und zum anderen die Erfüllung sämtlicher durch den Ausschuss Zertifikatserteilung ausgesprochener Auflagen.  

Die Erfüllung der Fachlichen Anforderungen und die Weiterentwicklung der Klinik werden in jährlich geprüft. In den Jahren ohne Erst- oder Re-Zertifizierung erfolgt dies anhand einer Unterlagenprüfung. Von der Klinik sind im Vorfeld der aktualisierte Erhebungsbogen sowie der Kennzahlenbogen bei ClarCert einzureichen (die Fristen werden den Einrichtungen durch ClarCert mitgeteilt). Schwerpunkt bei diesen Prüfungen bilden u. a. die in den letzten Auditberichten gegebenen Abweichungen, Hinweise und Feststellungen. 

Das Re-Zertifizierungsaudit findet alle 3 Jahre zur Re-Zertifizierung statt. Die Gültigkeitsdauer der Zertifikate beträgt 3 Jahre. Vor Ablauf der Gültigkeitsdauer wird die zertifizierte Klinik dieser Überprüfung unterzogen, die hinsichtlich Umfang und Vorgehensweise einer Erstzertifizierung ähnelt.