Ablauf Zertifizierung von Schulter- und Ellenbogeneinrichtungen

  • Anfrage Zertifizierung
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    Zeitliche Empfehlung: 6 Monate vor geplantem Audittermin

    Für die Einleitung der Zertifizierung muss bei ClarCert eine Anfrage für das Zertifizierungsverfahren gestellt werden. Im Anfrageformular werden bestimmte Vorgaben, die erfüllt sein müssen, abgefragt bzw. vermittelt.

  • Antrag Einleitung Zertifizierung
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    Zeitliche Empfehlung:

    Ausschlussfrist:

    5 Monate vor geplantem Audittermin

    4 Monate vor geplantem Audittermin 

    Mit der schriftlichen Antragstellung von Seiten der Einrichtung wird die Zertifizierung formell bei ClarCert eingeleitet. Im Anschluss werden die Fachexperten benannt und die Termine für das Audit abgestimmt. Der Antrag zur Einleitung des Zertifizierungsverfahrens wird von ClarCert explizit nur nach Prüfung des Anfragedokuments im Zusammenhang mit der Aufwandskalkulation weitergegeben.

  • Einreichung Verfahrensunterlagen
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    Zeitliche Empfehlung:

    Ausschlussfrist:

    3 Monate vor geplantem Audittermin

    2 Monate vor geplantem Audittermin

    Die Fachlichen Anforderungen an die Einrichtungen sind in dem Anforderungskatalog und dem Erhebungs- und Kennzahlenbogen festgelegt. In dem Excel-Dokument und den Anlagen beschreiben die in der Vorbereitung zur Zertifizierung befindlichen Einrichtungen, auf welche Art und in welchem Maße sie die Fachlichen Anforderungen erfüllen. Der von der Einrichtung bearbeitete Erhebungs- und Kennzahlenbogen wird bei ClarCert eingereicht.

    Die eingereichten Unterlagen wird von dem Auditteam hinsichtlich dem Erfüllungsgrad der Fachlichen Anforderungen bewertet. In der Vorabbewertung wird eine Empfehlung hinsichtlich Einleitung des Zertifizierungsverfahrens ausgesprochen. Die Vorabbewertung kann mit Auflagen für die Einleitung des Zertifizierungsverfahrens verbunden sein. Die Einrichtung kann diese Bewertung nutzen, um sich nochmals gezielt auf die Klärung oder Behebung beschriebener Schwachstellen bei der Vorbereitung des Zertifizierungsaudits konzentrieren. Einrichtungen, bei denen eine erfolgreiche Zertifizierung stark gefährdet ist, werden somit auch vor einer Zertifizierung mit negativem Ergebnis frühzeitig geschützt.

  • Zertifizierung vor Ort
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    Der Ablauf der Zertifizierung wird über einen Auditplan festgelegt, der von den Fachexperten mit der Einrichtung besprochen wird. Die Fachexperten begehen in dem Audit die erforderlichen Bereiche der Einrichtung. Die Erfüllung der Zertifizierungsanforderungen wird über Einsichtnahme von diversen Unterlagen und Gesprächen mit der Leitung und den Mitarbeitern von den Fachexperten überprüft. Das Audit vor Ort endet mit dem Abschlussgespräch, bei dem die Fachexperten das Ergebnis bekannt geben und eine Empfehlung hinsichtlich der Zertifikatserteilung aussprechen.

  • Bewertung Behebung der Abweichung
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    Werden in dem Audit Abweichungen gegenüber den Anforderungen von Seiten des Auditteams festgestellt, dann sind diese innerhalb einer Frist (max. 3 Monate) durch die Einrichtung zu beheben. Die Behebung der Abweichung wird von dem Leitenden Fachexperten bewertet. Dies kann in Form einer Unterlagenbewertung oder über ein Nachaudit vor Ort erfolgen. Die Art der Nachweiserbringung wird durch die Fachexperten und im Falle eines Nachaudits in Abstimmung mit ClarCert bestimmt.

  • Bewertung durch den Ausschuss
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    Das Auditteam ist lediglich befugt, eine Empfehlung über die Zertifikatserteilung auszusprechen. Die schlussendliche Zertifikatserteilung erfolgt durch den Ausschuss Zertifikatserteilung, der in der Regel der Empfehlung der Fachexperten folgt. Durch den Ausschuss Zertifikatserteilung können zusätzliche Auflagen definiert werden, die als Voraussetzung für die Erteilung des Zertifikates erfüllt sein müssen.

  • Zertifikatserteilung
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    Anhand der durch das Auditteam erstellten Auditdokumentation überprüft der „Ausschuss Zertifikatserteilung“, ob die Voraussetzungen für eine Zertifikatserteilung gegeben sind und erteilt bei positivem Ergebnis das Zertifikat. Durch den Ausschuss Zertifikatserteilung können Auflagen für die Zertifikatserteilung ausgesprochen werden. Voraussetzungen für die Zertifikatserteilung sind zum einen die Behebung sämtlicher im Audit festgestellter Abweichungen und zum anderen die Erfüllung sämtlicher durch den Ausschuss Zertifikatserteilung ausgesprochener Auflagen.

  • Überwachung
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    Die Erfüllung der Fachlichen Anforderungen und die Weiterentwicklung der Einrichtung werden jährlich geprüft. Von der Einrichtung sind im Vorfeld die aktualisierten Unterlagen bei ClarCert einzureichen (die Fristen werden den Einrichtungen durch ClarCert mitgeteilt). Schwerpunkt bei diesen Prüfungen bilden u. a. die in den letzten Auditberichten gegebenen Abweichungen, Hinweise und Feststellungen.

  • Wiederholaudit
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    Das Wiederholaudit findet alle 3 Jahre zur Re-Zertifizierung statt. Die Gültigkeitsdauer der Zertifikate beträgt 3 Jahre. Vor Ablauf der Gültigkeitsdauer wird die zertifizierte Einrichtung einer Überprüfung vor Ort unterzogen, die hinsichtlich des Umfangs und der Vorgehensweise einer Erstzertifizierung ähnelt.


Weitere Ausführungsregelungen für die Zertifizierung sowie allgemeine Bestimmungen für die Durchführung von Zertifizierungsverfahren sind in den Dokumenten „Bestimmungen Zertifizierung“ und „Bestimmungen zur Verwendung von Zertifikaten und Zertifikatssymbolen“ festgelegt.

Richtlinie Zentrumsname

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Bestimmungen zur Verwendung von Zertifikaten und Zertifikatssymbolen

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Zertifizierungsbestimmungen

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Die Unterschiede der verschiedenen Einrichtungsformen, welche sich nach den Anforderungen der DVSE zertifizieren lassen können, finden Sie hier.