Ablauf Zertifizierung 

Hinweis: Testkäufe sind im dargestellten Ablauf nicht enthalten. Diese finden gemäß Anforderungskatalog je nach gesetzlicher Bestimmung des jeweiligen Bundeslandes unangekündigt Anwendung.  

  • Anfrage Zertifizierung

    Zur Interessensregistrierung muss bei ClarCert eine Anfrage für das Zertifizierungsverfahren gestellt werden (Bitte beachten Sie ggf. miteinzureichende Anlagen!). Auf Grundlage dieser Anfrage wird Ihnen durch ClarCert eine Aufwandskalkulation erstellt.

  • Antrag Einleitung Zertifizierung

    Mit der schriftlichen Antragstellung leiten Sie die Zertifizierung ein. Im Anschluss wird für den genannten Wunschzeitraum ein Auditor ermittelt. Den Antrag zur Einleitung des Zertifizierungsverfahrens erhalten Sie gemeinsam mit dem Angebot.

  • Erstzertifizierung vor Ort

    Der Ablauf wird über einen Auditplan, der durch den benannten Auditor erstellt wird, für jeden Standort festgelegt.
    Das Zertifizierungsaudit erfolgt in der Zentrale und den Spielhallen. Die Zentrale wird i.d.R. vor den Spielhallen auditiert. Dabei prüft der Auditor in der Zentrale unter anderem, ob die Dokumentation der Prozesse bereits den Anforderungen des Standards entspricht. In den Spielhallen prüft der Auditor die praktische Umsetzung der Prozesse und deren Wirksamkeit. 
    Da die Dokumentenprüfung vor Ort durchgeführt wird, ist es nicht erforderlich, dass Sie vor Auditbeginn Dokumente einreichen. Sofern keine gesonderte Zentrale vorhanden ist, werden die entsprechenden Prozesse standortspezifisch geprüft.

  • Rechnung

    Die Ausstellung der Rechnung erfolgt nach dem letzten Audit vor Ort.

  • Umgang mit Nichtkonformitäten

    Sofern im Audit Nichtkonformitäten (Abweichungen) definiert wurden, haben Sie maximal 90 Werktage nach dem letzten Audittag (standortspezifisch) Zeit, diese über die Einreichung von Nachweisen oder ein Nachaudit zu beheben. 

  • Bewertung durch den Ausschuss Zertifikatserteilung

    Der Auditor spricht bei einem positiven Auditergebnis eine Empfehlung für die Zertifikatserteilung aus. Die letztendliche Zertifikatserteilung erfolgt durch den Zertifizierungsausschuss. Dieser prüft das komplette Verfahren auf Vollständigkeit und inhaltliche Kongruenz zu den Anforderungen des Standards. In diesem Schritt können zusätzliche Auflagen definiert werden, die Voraussetzung für die Erteilung des Zertifikates sein können. Die Gültigkeit der Zertifikate beträgt zwei Jahre.

  • Jährliche Überwachung

    Um die Zertifizierung aufrecht zu erhalten, wird im Folgejahr der Erst- bzw. Re-Zertifizierung ein Überwachungsaudit durchgeführt. Überwachungsaudits finden in den Spielhallen unangekündigt statt, weshalb Terminabsprachen unzulässig sind. Die Planung der Überwachungstermine der Zentrale erfolgt durch ClarCert in Absprache mit dem Auditor und wird der Zentrale rechtzeitig (spätestens 8 Wochen vor dem Termin) mit Übermittlung des Auditplanes mitgeteilt. Als Vorbereitungsgrundlage dienen die Hinweise und ggf. Abweichungen des vorhergehenden Audits.

  • Wiederholaudit / Re-Zertifizierung

    Das Wiederholaudit zur Re-Zertifizierung findet alle zwei Jahre statt. Bei der Nennung des Wunschzeitraumes ist darauf zu achten, dass das Audit bis zum Ablauf der Zertifikatsgültigkeit inkl. Ausschussentscheidung abgeschlossen sein muss. Hierbei werden die Zentrale sowie die Spielhallen begangen. Umfang und Ablauf entsprechen circa der Erstzertifizierung.