Ablauf Zertifizierung
Hinweis: Testkäufe sind im dargestellten Ablauf nicht enthalten. Diese finden gemäß Anforderungskatalog je nach gesetzlicher Bestimmung des jeweiligen Bundeslandes unangekündigt Anwendung.
- Anfrage Zertifizierung
Zur Interessensregistrierung muss bei ClarCert eine Anfrage für das Zertifizierungsverfahren gestellt werden (Bitte beachten Sie ggf. miteinzureichende Anlagen!). Auf Grundlage dieser Anfrage wird Ihnen durch ClarCert eine Aufwandskalkulation erstellt.Zeitliche Empfehlung 4 - 8 Monate vor dem Wunschtermin - Antrag Einleitung Zertifizierung
Mit der schriftlichen Antragstellung leiten Sie die Zertifizierung ein. Im Anschluss wird für den genannten Wunschzeitraum ein Auditor ermittelt. Den Antrag zur Einleitung des Zertifizierungsverfahrens erhalten Sie gemeinsam mit dem Angebot.Zeitliche Empfehlung 4 - 6 Monate vor dem Wunschtermin - Erstzertifizierung vor Ort
Der Ablauf wird über einen Auditplan, der durch den benannten Auditor erstellt wird, für jeden Standort festgelegt.
Das Zertifizierungsaudit erfolgt in der Zentrale und den Spielhallen. Die Zentrale wird i.d.R. vor den Spielhallen auditiert. Dabei prüft der Auditor in der Zentrale unter anderem, ob die Dokumentation der Prozesse bereits den Anforderungen des Standards entspricht. In den Spielhallen prüft der Auditor die praktische Umsetzung der Prozesse und deren Wirksamkeit.
Sofern keine gesonderte Zentrale vorhanden ist, werden die entsprechenden Prozesse standortspezifisch geprüft.
Die Dokumente zum Nachweis der Erfüllung der im Standard genannten Kriterien liegen zur Einsicht bereit. Genauere Informationen zum Thema "notwendige Dokumente" können Sie dem oben verlinkten Ablaufplan entnehmen. - Rechnung
Die Ausstellung der Rechnung erfolgt nach dem letzten Audit vor Ort.
- Umgang mit Nichtkonformitäten
Sofern im Audit Nichtkonformitäten (Abweichungen) definiert wurden, haben Sie maximal 90 Werktage nach dem letzten Audittag (standortspezifisch) Zeit, diese über die Einreichung von Nachweisen oder ein Nachaudit zu beheben. Näheres hierzu finden Sie im Merkblatt zum Umgang mit Abweichungen. - Bewertung durch den Ausschuss Zertifikatserteilung
Der Auditor spricht bei einem positiven Auditergebnis eine Empfehlung für die Zertifikatserteilung aus. Die letztendliche Zertifikatserteilung erfolgt durch den Zertifizierungsausschuss. Dieser prüft das komplette Verfahren auf Vollständigkeit und inhaltliche Kongruenz zu den Anforderungen des Standards. In diesem Schritt können zusätzliche Auflagen definiert werden, die Voraussetzung für die Erteilung des Zertifikates sein können. Die Gültigkeit der Zertifikate beträgt zwei Jahre.
- Jährliche ÜberwachungUm die Zertifizierung aufrecht zu erhalten, müssen die vorgesehenen Überwachungen und Testäufe gemäß Angebot durchgeführt werden. Überwachungsaudits und Testkäufe finden in den Spielhallen unangekündigt statt, weshalb Terminabsprachen unzulässig sind. Die Planung der Überwachungstermine der Zentrale erfolgt durch ClarCert in Absprache mit dem Auditor und wird der Zentrale rechtzeitig (spätestens 8 Wochen vor dem Termin) mit Übermittlung des Auditplanes mitgeteilt. Als Vorbereitungsgrundlage dienen die Hinweise und ggf. Abweichungen des vorhergehenden Audits.
- Wiederholaudit / Re-Zertifizierung
Das Wiederholaudit zur Re-Zertifizierung findet alle zwei Jahre statt. Bei der Nennung des Wunschzeitraumes ist darauf zu achten, dass das Audit bis zum Ablauf der Zertifikatsgültigkeit inkl. Ausschussentscheidung abgeschlossen sein muss. Hierbei werden die Zentrale sowie die Spielhallen begangen. Umfang und Ablauf entsprechen circa der Erstzertifizierung.
Weitere Ausführungsregelungen für die Zertifizierung sowie allgemeine Bestimmungen für die Durchführung von Zertifizierungsverfahren sind in den Dokumenten „Bestimmungen Zertifizierung“ und „Bestimmungen zur Verwendung von Zertifikaten und Zertifikatssymbolen“ festgelegt.